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Processo de Avaliação de Materiais de Treinamento

Ninguém gosta de jogar dinheiro fora - principalmente na atual economia - mas é exatamente isto que você estará fazendo se não tomar as necessárias precauções ao escolher o seu material de treinamento. A aplicação de um processo de avaliação para determinar o material didático mais adequado para seus instrutores, usuários e orçamento constitui uma medida fundamental para assegurar-se de que esta compra, muitas vezes onerosa, seja feita corretamente.

Veja os detalhes do processo para a avaliação de materiais de treinamento conduzidos por instrutor, também passível de aplicação a outros materiais didáticos, tais como a aprendizagem por CBT ou pela Web.

Forme a equipe de avaliação
A decisão de quem participará no processo de avaliação é relativamente simples. Nesta etapa do processo, aqueles que forem de fato, fazer uso do material nas aulas, deverão ser maioria na equipe de avaliação. Porém, é bom restringir a equipe a quatro ou cinco pessoas. Quanto maior o número de pessoas, mais difícil será chegar a qualquer decisão.

Além dos instrutores, também devem ser incluídas pessoas que tenham um conhecimento básico dos aplicativos e que por terem trabalhado no Help Desk, estejam familiarizados com as necessidades dos usuários finais. Embora outros usuários finais sejam convidados a participar mais para o final do processo, a escolha de alguém com este perfil, nessa etapa, proporciona uma perspectiva diferente, por vezes distinta da visão dos instrutores.

Analise o material didático
Cada analista da equipe deve examinar as amostras de materiais de cada fornecedor. Solicite, sempre que possível, as mesmas aulas de cada aplicativo. Por exemplo, a avaliação da aula sobre mail merge de cada fornecedor nos permite uma comparação de abordagem e conteúdo do mesmo material.

Cada fornecedor deve ser avaliado segundo uma escala de 1 a 5, de acordo com alguns critérios, entre os quais:

  • Nível de dificuldade
  • Nível de detalhe
  • Organização
  • Equilíbrio entre conceitos e habilidades apresentados
  • Estrutura
  • Apresentação gráfica
  • Apelo visual
  • Adequação ao estilo de instrução
  • Facilidade de customização (examine especificamente, materiais didáticos customizáveis)
É interessante fazer com que cada instrutor participante do processo, prepare uma breve aula a partir do material. Isto o ajudará a testar a facilidade de preparação e a apresentar os materiais a um grupo reduzido de pessoas, a fim de melhor determinar se o material se adequa a seu estilo de ensino.

A seguir, o ranking numérico deve ser arredondado para se obter uma nota média para cada fornecedor. Os três materiais preferidos de cada participante da equipe também devem ser registrados.

Reduzindo o leque de opções
Após a revisão e a classificação dos materiais, os participantes da equipe devem reunir-se para escolher os três finalistas. A informação da classificação geral permitirá eliminar rapidamente alguns fornecedores. Usando a informação da classificação geral, acrescida da seleção dos favoritos, feita por cada participante, discutir os pontos a favor e contra de cada fornecedor, e em uma hora no máximo, os três melhores fornecedores devem ser selecionados. Em nenhum momento, os avaliadores devem ser informados dos preços dos produtos, para que o critério de custo não influencie os resultados.

Avaliação do usuário final
Uma das partes mais importantes da avaliação é a convocação de três ou quatro usuários finais. Uma coisa a ser observada no processo de avaliação é a importância de reunir a equipe com esses avaliadores, para que eles entendam bem a finalidade da avaliação e dos materiais. Se um dos avaliadores receber esta informação "de segunda mão", através de seu supervisor, por exemplo poderá não compreender plenamente os objetivos da avaliação, o que pode afetar consideravelmente os resultados.

Os usuários finais devem receber duas aulas de cada fornecedor e um formulário de avaliação simplificado. O formulário consiste apenas de oito itens (com espaço para os usuários anotarem suas observações):

  • Bem organizado e fácil de acompanhar
  • Bem escrito
  • Apresentação gráfica e telas que facilitam o acompanhamento
  • Layout / formato visualmente agradáveis
  • Nível de dificuldade adequado
  • Aborda teoria e prática
  • Objetivos claramente determinados
  • Útil como referência depois da aula
Negociações com fornecedores
Enquanto os usuários finais realizam a sua avaliação, entrar em contato com os três fornecedores e explicar que são os finalistas do processo de seleção. Definir a lista de cursos que interessam e pedir informações de preços. Também proceder ao esclarecimento das questões relativas a licenciamentos. Quando necessário, negociar os preços pedindo cotações de outros fornecedores. Esse processo pode ser bem longo, portanto recomenda-se que seja iniciado antes de selecionar um único fornecedor. Também é necessário escolher um dos finalistas.

Seleção final
Depois de examinar as avaliações dos usuários finais e comparar os preços, a seleção final deve ser feita com base nas notas e nos preços.

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